O que é uma gestão transparente e como fazê-la?

A busca por eficiência no gerenciamento de processos é uma constante em qualquer empresa. Realizar as atividades em um intervalo de tempo menor, sem perder a qualidade, é importante para aumentar o dinamismo, para que a empresa alcance suas metas e um lucro maior.

A gestão transparente é uma ferramenta importante que viabiliza esse crescimento, pois ela ajuda a alinhar as referências dos profissionais em relação ao que deve ser feito.

Para ajudar com esse tema, preparamos um post explicando a gestão transparente e como ela ajuda a organização. Acompanhe!

O que é gestão transparente

A gestão transparente, ou administração visível, é um modelo de gerenciamento no qual os principais itens de controle estão visíveis para todos os membros da equipe. Isso é feito por meio de gráficos ou exibição de dados gerenciais que possam ser facilmente alimentados, vistos e compreendidos pelos colaboradores.

Com isso, a organização e o alinhamento de ideias é facilitado, fazendo com que todos os profissionais envolvidos tenham acesso às orientações e mudanças de planejamento.

Um detalhe importante é saber filtrar que tipo de informação deve ser exibida e como ela será apresentada. O excesso de dados pode causar confusão e atrapalhar o trabalho. Portanto, procure ser claro e objetivo para que a gestão transparente alcance os resultados desejados.

Como essa gestão é feita

Essa técnica de gestão pode ser aplicada para ajudar na coordenação dos trabalhos realizados dentro das dependências da empresa ou em sistema home office.

Administração interna

Para administração dos funcionários dentro da organização, o método Kanban e os Dashboards, são exemplos de ferramentas amplamente utilizadas pelas empresas para implantar uma gestão transparente.

Kanban

Esse é um método de origem japonesa que prevê a disponibilização de um quadro grande no qual são dispostos cartões com as tarefas de um projeto. Em seu uso mais comum, o quadro é dividido em três colunas, “a fazer”, “em andamento” e “concluído” e os cartões são organizados nelas de acordo com o estágio do trabalho.

O Kanban dá uma visão bem clara do fluxo de produção e ajuda a identificar trabalhos atrasados e como está o andamento dos projetos.

Dashboards ou painéis de gestão

Esses painéis reúnem informações sobre indicadores que podem ser comparados de acordo com o andamento de trabalho. Alguns dos indicadores usados são gráficos por equipes ou por resultados.

Esse método estimula uma competição sadia entre os funcionários. Ao ver claramente os números obtidos, os colaboradores têm um estímulo maior para melhorar seu desempenho e superar metas.

Lembre-se: para que o Kanban e os Dashboards funcionem, as informações devem ser atualizadas constantemente.

Administração externa

Quando se trata da administração de equipes externas, esse controle pode ser feito com as mesmas ferramentas — Kanban e Dashboards — virtualmente. Neste caso, é necessária a participação ativa do profissional, informando com honestidade o andamento do trabalho.

O uso desses métodos ajudam a empresa a identificar o estágio da execução dos projetos, gerenciar os funcionários remotos, quando necessário, e guiar qualquer tipo de alteração que precise ser feita.

Benefícios que a gestão transparente traz à empresa

Aderir ao modelo de administração visível pode parecer um tanto maçante em um primeiro momento, mas esse sistema de gerenciamento traz vários resultados positivos à organização que justificam a sua aplicação. Continue a leitura e veja alguns deles!

1. Aumento do engajamento dos funcionários

Além de motivar o aumento dos índices produtivos, o uso da gestão transparente faz com que o funcionário sinta-se mais envolvido com o desenvolvimento do trabalho e dedique-se a terminar as tarefas em menor tempo e com mais qualidade.

O método Kanban, por exemplo, também pode servir como motivador ao mostrar o volume de tarefas concluídas e o que precisa ser feito para alcançar a meta, ajudando a dividir o projeto em pequenas etapas. Esse desmembrado do projeto em pequenas tarefas também possibilita ao colaborador ter maior autonomia na hora de realizar o trabalho.

2. Otimização do tempo

Outra vantagem interessante que a administração visível proporciona é o melhor uso do tempo, pois ela ajuda a identificar quais tarefas estão demorando muito para serem concluídas e permite mudanças nesse sentido. Também ajuda a estabelecer prioridades e no cumprimento de prazos.

O uso de Dashboards promove um controle de tempo mais preciso ao mostrar o andamento dos projetos por meio de gráficos. Os funcionários também conseguem controlar melhor o fluxo de trabalho ao visualizarem o andamento do projeto.

3. Auxilia a gestão de talentos e a cultura organizacional

Ao acompanhar os níveis de produtividade de cada profissional, é possível fazer uma gestão de talentos mais eficiente. O líder consegue identificar rapidamente qual colaborador não está acompanhando o ritmo, o que possibilita promover ações para resolver o problema — propor um treinamento ou uma mudança de função, tentar entender o que está prejudicando o desempenho, etc.

Esse modelo de gestão confere à empresa mais transparência, melhorando a sua imagem diante das equipes e abrindo espaço para uma cultura organizacional mais sadia e que valoriza o capital humano.

4. Eficiência na tomada de decisões

Ao ter uma visão bem clara do andamento dos projetos, os administradores têm condições de tomar decisões mais acertadas, baseadas em dados concretos. Portanto, a qualidade das informações tem participação expressiva sobre as mudanças promovidas em uma corporação. Por isso, a administração visível pode mudar totalmente os rumos de um negócio.

A consultoria faz a diferença nessa questão, uma vez que ela tem as ferramentas necessárias para aumentar os resultados do negócio e melhorar a relação entre empresa e funcionários. Além disso, as empresas de consultoria também podem oferecer treinamentos e incentivar o autogerenciamento das equipes.

5. Melhora no atendimento ao cliente

Com a melhora da qualidade e aumento no engajamento provocados pela administração visível, o atendimento ao cliente é beneficiado. Além de trabalharem mais felizes e passarem esse contentamento ao consumidor, os funcionários têm uma visão clara de todo o processo, o que gera mais segurança e maiores resultados.

O controle mais preciso das etapas de produção e do andamento de pedidos pode ser obtido com um Kanban simplificado, dentro de um sistema informatizado com o histórico dos clientes.

A realização da gestão transparente pode garantir a competitividade da empresa, trazendo resultados não só em números de produção, mas também na qualidade do trabalho. É uma prática eficaz e que vai ajudar muito o trabalho dos gestores e do RH.

Você já sabe como essa técnica de gestão pode ajudar a sua empresa? Já adota alguma dessas práticas? Deixe sua opinião nos comentários e conte para nós como a gestão transparente pode ajudar a resolver problemas pontuais no seu local de trabalho!

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